Was sind Empfangs- und Pfortendienste?

Die ersten Berührungspunkte für Besucher, Anrufer oder Mitarbeiter von Unternehmen und Behörden- oder Verwaltungsgebäuden sind die Pforte und der Empfang.

Während der Pfortendienst an Tor oder Schranke eines Geländes Fahrzeug-, Personen- und Warenverkehr regelt, kümmert sich der Empfangsdienst um den Besucherempfang und den Telefondienst,  ist somit die Visitenkarte des Unternehmens. Das bedeutet vor allem, dass der Mitarbeiter im Empfangsdienst stets freundlich und hilfsbereit auftritt und auf ein gepflegtes Erscheinungsbild achten sollte.

Unter anderem werden Empfangs- und Pfortendienste mit folgenden Aufgaben betreut:

  • Zutritts- und Zufahrtskontrolle, Bedienung von Schranken und Fahrzeugsperren
  • Erstellung und Ausgabe von Parkscheinen und Besucherausweisen
  • Warenein- und Ausgang
  • Rundgänge sowie Wach- und Schließdienste
  • Videoüberwachung von Geländen und sensiblen Bereichen sowie Bedienung von Alarmanlagen
  • Betrieb von Post- und Sekretariatsdiensten und Telefonzentralen – Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Briefen oder Paketen
  • Besucheranmeldung und -Steuerung
  • Schlüsselverwaltung
  • Verwaltung von Fuhrpark und Konferenzräumen

Sicherheitsdienste bieten mit Pforten- und Empfangsdiensten ein „Rundum-Sorglos-Paket“. Bei Bedarf werden englisch- bzw. mehrsprachige Mitarbeiter eingesetzt, um sich optimal um Besucher, Lieferanten und Kunden zu kümmern. Auch in Hotels wird gern Sicherheitspersonal als Portier beziehungsweise Night Auditor eingesetzt. Der Night Auditor besetzt die Rezeption und kümmert sich neben dem Check-In und Check-Out um sämtliche Belange der Gäste, nimmt neben Wünschen auch Reklamationen und Beschwerden an und übermittelt alle wichtigen Informationen und Vorkommnisse an die Tagschicht.